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Institut für Medizinische Diagnostik Berlin-Potsdam MVZ GbR  |
Service > Häufig gestellte Fragen
Befundung
Frage: Können für einzelne Untersuchungen (z.B. Cholesterin usw.) beide Einheiten angegeben werden? Antwort: Ja, bei allen Basislabor-Parametern, die uns mittels Kombischein als Überweisung in Auftrag gegeben werden. Allerdings wird der Befund dann unübersichtlicher. Frage: Warum muss man so lange auf einen Befund warten, wenn eine einzelne Untersuchung etwas länger dauert? Antwort: Sie können grundsätzlich Teilbefunde erhalten. Beachten Sie bitte, dass Sie dann, wenn auf einem Auftrag mehrere Parameter sind, die nicht am gleichen Tag fertig sind, Sie jeweils einen Teilbefund am Fertigstellungstag und einen Endbefund am letzten Tag erhalten. Frage: Warum fallen Kosten für die Übermittlung eiliger Befunde an? Antwort: Vorrangbearbeitung verursacht einen erhöhten personellen und technischen Aufwand. Allein ein Telefonat im Ortsnetz kostet je Gebühreneinheit mehr als 5 Cent. Hinzu kommt der personelle Aufwand für über 200 Telefonate täglich! Für Anforderungen über die LG-Karte und bei Privatpatienten bringen wir einen entsprechenden Zuschlag in Anwendung. Sie können diesen bei Kassenpatienten vermeiden, indem Sie die Leistung als Überweisung in Auftrag geben. Bei pathologischen Befunden wird selbstverständlich kein Zuschlag erhoben! Frage: Warum sind die Befunde an meinem Praxiscomputer so unübersichtlich? Antwort: Auf die Gestaltung der Befunde in den Praxissystemen haben wir keinen Einfluss. Wir übermitteln lediglich Daten, die durch Ihren Rechner aufbereitet werden. Sprechen Sie bitte mit Ihrem Systembetreuer. Frage: Befunde kommen manchmal doppelt, z.T. auch als Telefax oder Anruf, warum? Antwort: Mögliche Ursachen können sein: - technische Störung eines Druckauftrages. Wir veranlassen einen Zweitdruck und es kommt zu Doppelungen - die Praxis fragt am Fertigstellungstag nach dem Befund - irrtümlich wird dieser dann separat gedruckt - am gleichen Abend im Routinedruck noch einmal - es werden gleichzeitig Untersuchungen als “cito” angefordert und pathologische Ergebnisse werden festgestellt. Hier würde der Abgleich unnötigen Zeitaufwand bedeuten, der die Übermittlung der Ergebnisse unverantwortlich verzögern würde. Frage: Können pathologische Parameter farblich im Befund markiert werden? Antwort: Derzeit leider nein. Frage: Warum erhält man oft bei Cito-Aufträgen das Ergebnis erst nach Rückfrage, bei Mikrobiologie erst am nächsten Tag? Antwort: Cito-Aufträge werden vorrangig bearbeitet. Unmittelbar nach Eintreffen des Kurierfahrers werden die Proben und Aufträge aus der Gesamtmenge herausgezogen und vorrangig an die Arbeitsplätze gegeben. Die Bearbeitung erfolgt dort ebenfalls vorrangig. Gleiches gilt für die Validation der Ergebnisse. Insgesamt ist aber mit einer Zeit zwischen 45 Minuten bis 1½ Stunden bis zur Bereitstellung der Ergebnisse nach Eintreffen der Probe im Labor zu rechnen. Und dann sind die Ergebnisse für z.T. mehr als 200 Befunde telefonisch durchzusagen. Mikrobiologische Untersuchungen sind immer an das Wachstum der Erreger gebunden. Somit kann frühestens nach etwa 18 Stunden eine erste Beurteilung der Proben erfolgen. Datenfernübertragung (DFÜ)
Frage: Warum ist der EDV-Abruf der Befunde erst sehr spät, manchmal erst am nächsten Tag möglich? Antwort: Täglich um 17:30 werden die ersten Daten zur Datenfernübertragung bereitgestellt. Zum Tagesabschluss - ab 19:00 Uhr oder später - werden die Restdaten bereitgestellt. Erfolgt ein Abruf nach diesen Zeiten, kommt es zur Befundübertragung. Auf jeden Fall muss eine Befundübertragung am nächsten Morgen möglich sein. Frage: Warum werden Befunde manchmal nicht mit allen angeforderten Untersuchungsparametern übertragen? Antwort: Grundsätzlich stellen wir zur DFÜ alle angeforderten Untersuchungsparameter des Befundes bereit. Möglicherweise müssen im Praxissystem neue Untersuchungsparameter vor der erstmaligen Übertragung eingerichtet werden. Ob dies erforderlich ist, sagt Ihnen Ihr Systembetreuer. Frage: Wodurch entstehen Fehler bei der Zuordnung der per DFÜ übermittelten Befunde zum Patienten im Praxissystem? Antwort: Die Zuordnung der per DFÜ übermittelten Daten in die Patientendatei im Praxissystem erfolgt über eine der beiden Daten (systemabhängig): - die Labor-Nr. zum Patienten (letzte drei Ziffern des Barcodes auf dem Etikett) - die Kombination Name (mit/ohne akad. Grad)/Vorname/Geburtsdatum. Falls andere Daten im Praxissystem eingetragen werden , z.B. durch „Zahlendreher“, kann der Befund nicht zugeordnet werden. Wir übernehmen exakt die Schreibweise der Namen mit akademischen Graden usw. von Ihren Anforderungsbelegen. Bei handschriftlich ausgefüllten Belegen kann die Übereinstimmung mit der Schreibweise im Praxissystem nicht immer gesichert werden. Frage: Welche Labornummer erhält der Patient bei einer Nachforderung? Antwort: Nachforderung telefonisch = alte Labornummer. Nachforderung schriftlich mit Kombi-Plus = neue Labornummer! Frage: Warum fehlen bei der DFÜ Befunde, obwohl die schriftlichen Befunde vorliegen? Antwort: Mögliche Ursachen können sein: - Teilbefunde werden nur schriftlich übermittelt und nicht per DFÜ. - Einige Praxissysteme arbeiten mit einer internen Laborauftragsnummer. Bei Eintragung dieser in den Laborauftrag oder bei der Auftragserfassung bei uns ist es trotz größter Sorgfalt zu einem Fehler gekommen. Deshalb kann das Praxissystem den Befund mit der fehlerhaften Nummer nicht übernehmen. Frage: Warum stehen manchmal keine Befunde zur Übertragung bereit? Antwort: Fertige Endbefunde werden durch den Laborrechner ab 19 Uhr bereitgestellt. Die Übertragung der Befunde in Ihr Praxissystem geschieht allgemein folgendermaßen: 1. Die Befunde werden in Form einer DFÜ-Datei auf unserem DFÜ-PC bereitgestellt. Bevor der Praxis-PC die aktuellen Daten von unserem DFÜ-PC übernimmt, löscht er die Daten der letzten Übernahme. Nach erfolgreicher Übertragung (Rückmeldung durch den Praxis-PC) wird die aktuelle Datei auf unserem DFÜ-PC gelöscht, damit es nicht zu Doppelungen kommt. 2. Dann werden die nunmehr neu übernommenen Daten in das Praxissystem eingeordnet. Der Abruf beginnt mit der Löschung der DFÜ-Datei der letzten Übernahme auf dem Praxis PC und endet mit der Löschung der erfolgreich übertragenen aktuellen DFÜ-Datei auf unserem DFÜ-PC. Wird der Abruf wiederholt, bevor die Daten in das Praxissystem eingeordnet wurden, stehen weder auf unserem DFÜ-PC noch auf dem Praxis-PC Befunde bereit, weil bereits auf beiden Seiten eine Löschung erfolgte. Frage: Warum werden immer wieder Daten von Vortagen übertragen, obwohl diese bereits abgerufen wurden (Übertragung per ISDN)? Antwort: Die Kommunikation zwischen unserem DFÜ-PC und dem Praxis-PC muss bei Verwendung des Programms Fritz-data bzw. Fritz-script mit der Mitteilung des Praxis-PC enden, dass alle Daten übernommen wurden (sogenannte „abruf.ok Datei“). Erfolgt diese Mitteilung nicht - z.B. Installationsfehler oder Programmstörung - bleiben die bereits übertragenen Daten auf unserem DFÜ-PC für den nächsten Abruf stehen und werden zusammen mit den Daten vom nächsten Tag wieder übertragen. Zur Behebung ist in der Regel die Hilfe des Systembetreuers erforderlich. Frage: Warum können die Befunde, die per Laborkarte und Anforderungsbeleg angefordert werden, nicht in einer DFÜ-Datei bereit gestellt werden? Antwort: Befunde werden im von der KBV zugelassenen LDT-99-Format bereit gestellt. Dabei unterscheiden sich die Dateistrukturen für LG- und LA-Befunde und es müssen unterschiedliche Dateien erzeugt werden. Die Verwendung entsprechender Kombischeine wird empfohlen. Frage: Wie lange stehen nicht abgerufene DFÜ-Daten zum Abruf bereit? Antwort: Aus Gründen der Übersichtlichkeit werden DFÜ-Daten, die ¼ Jahr und länger nicht abgerufen wurden, gelöscht. Ebenso wird aus Sicherheitsgründen der Zugang des entsprechenden Nutzers gesperrt. Soll wieder Datenfernübertragung erfolgen, bitten wir um eine kurze Information. Probentransport
Frage: Wenn nach der normalen Kurierfahrt noch eilige Proben anfallen, können diese noch abgeholt werden? Antwort: Selbstverständlich! Wenn es sich um wichtige Proben handelt, rufen Sie uns an, wir veranlassen eine Abholung. Fallen regelmäßig, z.B. am Nachmittag, weitere Proben an, richten wir eine zweite Anfahrt ein. Frage: Ist aufrechte Lagerung der Laborröhrchen beim Transport nicht doch notwendig? Antwort: Wenn nach der Probenahme das Serum-Röhrchen möglichst für 30 Minuten in senkrechte Position gebracht wird - benutzen Sie dafür den von uns bereitgestellten Reagenzglasständer - ist eine solche Lagerung beim Transport nicht unbedingt erforderlich, weil sich bereits ein kompakter stabiler Blutkuchen gebildet hat. Insgesamt stellt der Transport präanalytisch immer einen Kompromiss dar. Wir legen besonderen Wert auf schnellen und gekühlten Transport. Frage: In meiner Praxis wurde eine cito-Probe um 9 Uhr abgeholt. Bei telefonischer Nachfrage etwa um 10.30 Uhr war die Probe gerade erst im Labor eingetroffen. Ist das cito? Antwort: Mittels cito-Aufkleber gekennzeichnete Proben werden normal befördert. Beim Eintreffen im Labor werden diese Proben vorrangig bearbeitet. Ist aus medizinischer oder präanalytischer Sicht ein vorrangiger Transport erforderlich, dürfen diese Proben nicht dem regulären Kurier mitgegeben werden. Fordern Sie in diesen Ausnahmefällen bitte telefonisch eine Sonderanfahrt an. Unsere Kuriertouren sind so ausgerüstet und gestaltet, dass in der Regel aus präanalytischer Sicht ein gesonderter Transport nicht erforderlich ist. Materialversorgung
Frage: Ich habe eine falsche Materiallieferung erhalten. Wie kommt es dazu und wie kann das in der Zukunft verhindert werden? Antwort: Bei der Versorgung mit Material muss wie folgt unterschieden werden: - Entnahme- und Versandmaterial wird durch uns bereitgestellt. Hierfür gibt es je nach Blutentnahmesystem spezifische Materialanforderungsblöcke. Wenn diese verwendet werden, sind Verwechslungen praktisch ausgeschlossen. Die Belieferung erfolgt in der Regel zum nächsten Werktag. - Sprechstunden- und Praxisbedarf wird nicht durch uns geliefert und liegt auch nicht in unserer organisatorischen Verantwortlichkeit. Bei Fehllieferungen wenden Sie sich bitte an die entsprechende Firma. Schnellzugriff Kontakt Impressum |
